第一章 總 則
第一條 根據(jù)學(xué)校相關(guān)文件規(guī)定，貴州大學(xué)學(xué)生（全日制在校本、專科生）檔案統(tǒng)一由各學(xué)院管理，為加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作，特制定本管理辦法。
第二條 學(xué)生檔案應(yīng)明確專人管理，管理人員必須政治可靠，作風(fēng)正派，能遵守黨的紀(jì)律，嚴(yán)守秘密，熱愛本職工作，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，積極為學(xué)生管理工作服務(wù)。
第三條 學(xué)生檔案是學(xué)生自升入中學(xué)至大學(xué)畢業(yè)階段所形成的有保存價值的文字資料，是學(xué)生學(xué)習(xí)階段情況的真實(shí)記載，它為學(xué)生畢業(yè)后的就業(yè)單位或更高層次的學(xué)歷培養(yǎng)部門提供可靠的依據(jù)。
第四條 學(xué)校各院、各有關(guān)部門要將學(xué)生檔案材料的形成、積累、整理、歸檔等各環(huán)節(jié)納入本部門學(xué)生管理工作中去，維護(hù)材料的真實(shí)面貌。
第二章 學(xué)生檔案材料的歸檔制度
第五條 歸檔范圍
（一）學(xué)生中學(xué)階段形成的材料，包括團(tuán)建材料、黨建材料、高中畢業(yè)生登記表、學(xué)習(xí)成績登記表、體質(zhì)測試表、健康測試表、中學(xué)生社會實(shí)踐活動登記表、中學(xué)生體育合格標(biāo)準(zhǔn)測試證(卡)、中華人民共和國學(xué)生體育合格證、高等學(xué)校考生招考登記表、高等學(xué)校招生考生體格檢查表等。(各地因地區(qū)差異，材料會有所不同，中學(xué)材料以學(xué)生所在中學(xué)或省招辦寄來為準(zhǔn)，做好保存，及時入檔。)
（二）學(xué)生進(jìn)入我校學(xué)習(xí)后形成的材料：團(tuán)建材料、黨建材料、獎勵材料、處分材料、學(xué)籍變動材料、成績表（在校歷年學(xué)業(yè)成績總表、畢業(yè)設(shè)計成績考核表）、畢業(yè)生體檢表、大學(xué)畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生派遣證等。
第六條 歸檔要求及時間、手續(xù)
（一）學(xué)院學(xué)生檔案管理部門要按照歸檔范圍及要求，將應(yīng)歸檔的材料，收集齊全、完整；
（二）凡需歸檔的材料，一律用藍(lán)黑色鋼筆（或簽字筆）填寫，嚴(yán)禁使用純藍(lán)鋼筆、圓珠筆填寫或復(fù)寫，以利于檔案的保存與使用；
（三）新生檔案材料在新生入學(xué)3個月之內(nèi)由各院輔導(dǎo)員、班主任負(fù)責(zé)收齊后按一定程序轉(zhuǎn)交給該院檔案管理人員，嚴(yán)格交接手續(xù)；
（四）教務(wù)、學(xué)生處等相關(guān)部門應(yīng)將學(xué)生相應(yīng)的獎勵、處分、學(xué)籍變動等有關(guān)材料及時轉(zhuǎn)交學(xué)院檔案管理人員，存入學(xué)生個人檔案；
（五）學(xué)生畢業(yè)期間，學(xué)生資助管理中心、校醫(yī)院、招生就業(yè)處應(yīng)及時將貸款學(xué)生還款確認(rèn)書、畢業(yè)生體檢表、就業(yè)通知書轉(zhuǎn)交各學(xué)院檔案管理人員，各院有關(guān)部門也應(yīng)將本院畢業(yè)學(xué)生成績單、團(tuán)建材料、黨建材料、大學(xué)畢業(yè)生登記表等材料轉(zhuǎn)交本院檔案管理人員，及時入檔。
第三章 學(xué)生檔案的保管
第七條 各院（部）必須指定專人負(fù)責(zé)管理學(xué)生檔案，建立本院學(xué)生檔案管理制度，對接收的學(xué)生檔案和相關(guān)材料要及時進(jìn)行整理、歸檔，要嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防檔案的毀損、失散和泄密，做好檔案的防火、防盜、防鼠蟲、防塵、防光、防潮工作。
第八條 學(xué)生檔案的查閱制度：
（一）學(xué)生本人不得查閱個人檔案，檔案管理人員也不得向?qū)W生本人泄漏檔案內(nèi)容；
（二）凡需查閱學(xué)生檔案，或復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，須填寫《學(xué)生檔案查閱審批表》，由查閱單位負(fù)責(zé)人和學(xué)生檔案所在院分管負(fù)責(zé)人簽批同意后方可；
（三）查閱人員不得涂改、拆散、抽取、撤換、圖劃、污損和泄露學(xué)生檔案材料，也不得翻閱無關(guān)查閱目的的學(xué)生其他材料；
（四）學(xué)生檔案原則上不外借，如遇特殊情況，需單位開具證明并由分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可借閱。用畢后應(yīng)及時歸還，借閱時間不得超過7天；
（五）對于違反借、查閱制度人員，視其情節(jié)輕重，上報主管單位或分管領(lǐng)導(dǎo)予以批評教育，給予紀(jì)律處分，直到追究法律責(zé)任。第四章學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞。
第九條畢業(yè)生離校前和學(xué)生退學(xué)，各學(xué)院須在教務(wù)處、學(xué)生處的指導(dǎo)下，整理好畢業(yè)生和退學(xué)學(xué)生的檔案，做好裝檔密封及轉(zhuǎn)遞工作。檔案材料應(yīng)在學(xué)生派遣前由學(xué)院學(xué)生檔案管理人員做好檔案的整理、歸檔工作。
第十條 各學(xué)院學(xué)生檔案管理人員在轉(zhuǎn)遞本院學(xué)生檔案時，須仔細(xì)填寫《學(xué)生檔案材料轉(zhuǎn)遞通知單》，核對檔案袋內(nèi)的內(nèi)容與學(xué)生本人是否一致、檔案材料是否齊全，完全無誤后密封。要堅決杜絕錯裝、漏裝現(xiàn)象發(fā)生。
第十一條 畢業(yè)生檔案在派遣后兩周內(nèi)通過機(jī)要部門寄送具有人事檔案管理權(quán)的用人單位人事部門或上級主管（人事代理）部門，不能自帶，檔案寄送地址依據(jù)畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書“檔案轉(zhuǎn)寄詳細(xì)地址”欄所填信息，畢業(yè)前未就業(yè)的畢業(yè)生檔案原則上寄送到生源所在地教育局。退學(xué)學(xué)生檔案退回生源所在地人事局或教育局。
第十二條 學(xué)生檔案轉(zhuǎn)出后應(yīng)在檔案底冊上作相應(yīng)處理，如注明該檔案何時轉(zhuǎn)往何處等。檔案轉(zhuǎn)出后一個月仍未收到回執(zhí)，由院檔案管理機(jī)構(gòu)發(fā)函催要；收到回執(zhí)后，要將其粘貼在《學(xué)生檔案材料轉(zhuǎn)遞通知單》存根上備查。
第十三條 畢業(yè)生在工作單位報到一個月內(nèi)，務(wù)必到有關(guān)部門查收個人檔案，未查收到檔案的畢業(yè)生，及時到本院檔案管理部門查詢。
第四章 附 則
第十四條 本辦法如與上級規(guī)定不符時，按上級有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十五條 本辦法由學(xué)生工作部（處）負(fù)責(zé)解釋，自公布之日起執(zhí)行。
